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スキルアップ

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24.欠側値を線で結んで見せかけグラフはいけません

　折れ線グラフで0週1週2週4週8週12週24週とデータがあります。そのままデータをグラフにすると1週間も12週、3ヶ月間も同じ幅に等間隔になってしまいます。そこで、空白のセルを挿入すると折れ線グラフの線がつながらなくなってしまうのです。見た目を取り繕う苦肉の応急処置でしょう？図形描画の線でつないであるグラフをプレゼンの時に見たことがあります。こんなことに時間を割いてはいけません。

Office資料の作法 | 2009.08.10 Mon 11:08

19.印刷すると余分な白紙が出てくる？

　画面では1ページに綺麗に入っているのに、印刷すると余分な白紙が出てくる？チャンと削除したのですよ。まだ出てきます。他には何も入っていないはずです？まぁいいか！白紙は1枚トレイに戻しておきましょう。仕事中にこんな事に時間を使ってはいけません。スキルの無さが丸見えですよ。

Office資料の作法 | 2009.08.10 Mon 09:08

　エクセルは計算が得意です。ルールにのっとって正確に集計・計算してくれます。頼もしいですね。間違いのほとんどは人の入力です。某企業の教育担当にいる後輩のオフィスを訪ねたときのこと…。A:私 / B:教育担当の後輩 A:「何やってんの？」B:「模擬試験の点数の集計!、バイトに入力してもらったんだけど…、入力ミスがあって…、印刷とも違うんですよ！途中で修正して？だから元の答案用紙と画面の値を目チェックしてるんです」（PC画面と答案用紙をチェックしている）A:「大変だね～、目が悪くなるヨ！読んでもらえば？」B:「えぇ～...

Office資料の作法 | 2009.08.09 Sun 10:23

16.次のデータで←や↑で戻るのは無駄！

データ入力で1つのデータの最後のデータを[Enter]()で確定すると、セルは右か、下へ移動します。次のデータの最初のセルに移動するのにや[↑]や[←]で戻るのは非効率です。1つのデータの最後で[Enter]()で確定し、次のデータの最初に移動するようにするには、小分け範囲入力します。小分け範囲入力にすると、少しずつデータを確実に入力できる事もメリットです。

Office資料の作法 | 2009.08.09 Sun 10:01

15.セル入力ごとにカーソル移動しては無駄！

　営業成績を1名ずつ横方向に入力する場合、[Enter]()で入力確定するとセルは下に移動します。次の項目に行くにのに毎回[→][↑]キーで移動していては時間の無駄です！社員全員ではないかもしれませんが、多くのビジネス人がやっています。　入力状況に合わせて入力方向を横にできないと非効率です。

Office資料の作法 | 2009.08.09 Sun 09:30

13.項目行は1行にしなさい!

　データを入力して表計算するのはやはりエクセルの得意とするところです。表計算のためのシートをデータシートと呼んでいます。エクセルのデータシートをメールでいただと...、困った事があります。項目を2行にわたって分類してあるシートを頂戴することです。文書代わりのExcelならそれでも構いません。集計や分析をするデータシートは項目は1行にしていただかないと、集計や分析に使うリストやピボットテーブルなどができません。メール添付で頂戴したデータシートを項目行を1行に変更するのに「時間の無駄な～」とつぶやきま...

Office資料の作法 | 2009.08.06 Thu 10:20

25.文字ばかりでは印象に残らない

　文字ばかりのスライドでは印象に残るプレゼンテーションとはなりません。インパクトがあり記憶に残るプレゼンテーションにするには、図や表、グラフを用いて、イメージとともに訴求する必要があります。中には言うこと全てをスライドに文字で書き込んでいるひどいスライドを見ることもあります。　投影された文字ばかりのスライドを聴衆は見て、読み、それを聞かされるわけですからプレゼンテーションの拷問です。細かな文字ばかりのスライドでは説得力がなくなるばかりか、眠気を誘います。図解して、説得力のあるスライドにしま...

Office資料の作法 | 2009.08.06 Thu 10:11

12.自動バックアップもOFFにする

　メール添付のワードファイルはワード標準の10分おきの自動保存の設定もOFFにしておきます。そうでないと、お客様が添付ファイルを開いて、不用意な編集をされたら…、せっかく送ったあなたのファイルは自動的に10分後には異なることになりかねません。ファイル属性を[読みとり専用]とするか、校正していただくのであれば、[自動バックアップ]をOFFし、送信しましょう。 2007:[WordRのオプション]－[保存]－[文書の保存]－[次の間隔で回復用データの保存を行う]をOFFにします。 2003:同様>メニュー-[ツール]-[オプション]-[保存]...

Office資料の作法 | 2009.08.06 Thu 10:04

11.お得意先のメールに音声は失礼でしょ！

　コレは作法と言うより、礼儀と言うべきでしょうが、余りにも頻繁に起きますので、作法としました。頂戴する添付のワードを開いてしばらくすると、こんなメッセージが飛び出してきます。文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。録音していないときは、必ずマイクをオフにしてディスクで利用できる記憶域を確認してください。[OK] 　あ～ぁまたコレ（音声データを埋めこみ、さらに１０分毎に自動保存にしている）だ！やれやれと、保存設定を変えなければい...

Office資料の作法 | 2009.08.06 Thu 09:26